Ｑ０１：如何建立公用数据夹？

Ａ：公用数据夹必须在Exchange Client端建立,当客户端激活Exchange Client之后，选到“公用数据夹" 下的 "所有的公用数据夹"，然后，选取 档案/新资料夹，输入资料夹名称后按确定即可．

Ｑ０２：如何让公用数据夹亦可显示于全域通讯名单中？

Ａ：此功能必须从Exchange 管理程序设定，激活 Exchange Administrator 程序后，在左边窗口中依序展开Folders/Public Folders ,选到欲管理的公共资料夹．选File／Properties..／选 Advanced 页，将 “□ Hide from address book" 选项取消,然后按确定钮即可.

Ｑ０３：如何将送信到公用数据夹中？

Ａ：首先,可利用上一题的步骤让公用数据夹的名称显示在全域名单中,接着在客户端就可以在撰写新邮件时,收件者字段内直接从全域通讯名单中选到该公用数据夹名称,输入主旨后,按传送钮,此封信就可传递到该公用数据夹内了.　

Ｑ０４：如何限制使用者建立最上层的公用数据夹？

Ａ：在Exchange管理程序里选择Configuration容器, 然后在右边窗格里选取 “Information Store Site Configuration” 对象, 从 “File” 菜单选取 “Properties” 指令, 在 “Information Store Site Configuration” 的 “Properties” 对话框里切换至 “ Top Level Folder Creation” 设定页.

Exchange Server默认值是允许所有的人都可以建立最上层的公用数据夹, 如需限制特定人选不可以建立最上层资料夹,可以在 “Not allowed to create top level folders” 中新增人名。

经此设定后,未被授权的人,若欲建立公用数据夹,则会收到警告讯息:“无法建立资料夹,权限不足,无法在此对象上执行作业, 请和资料夹连络人或系统管理员连络.”。

Ｑ０５：如何修改公用数据夹的使用权限？

Ａ：修改公用数据夹的权限可以从Exchange管理程序着手,也可以由建立该资料夹的客户端着手,以客户端而言,只要在所建立的公用数据夹名称上按下鼠标右钮选内容,从”权限”设定页即可修改之. 至于使用Exchange管理程序,选到欲设定之公用数据夹名称后, 选 File/Properties…/General tab/按下“Client Permissions…”钮，在此设定页即可规划使用权限。

Ｑ０６：如何移除无法存取的公用数据夹？

Ａ：当二个 Site之间的 Site Connector断掉之后，公用数据夹的阶层架构仍然会显示在Public Folders内，不论你从 Exchange Clients 或是从 Exchange Administrator Program都再也无法存取该公用数据夹，当企图开启该公用数据夹的Properties时:在 Exchange Administrator Program上,会出现: “The object cannot be found in the directory. This may be because replication has not completed. Microsoft Exchange Director. c1010aae.” ;在 Exchange Client 端则出现: “The folder could not be opened. The contents of this public folder are currently unavailable. Either the MS Exchange Server computer servicing this public folder is down or the public folder has not been replicated to this site.”

解决的方式如下:

1. 激活 Microsoft Exchange Administrator Program

2. 选到欲管理的Server名称

3. 开启右边窗口中的 Public Information Store的内容页

4. 选到 Instances

5. 将无法存取的公用数据夹,由左边的 “Public Folders” 新增到右边的"Folders on This Information Store",如果资料夹没有出现在右边的窗口内,你必须执行以下的动作,(注意:如果你打算重新在re-join这个site,你就不应执行以下动作)

a. 选到 Server后,选 File / Properties

b. 选 Advanced 页

c. 点到 All inconsistencies，按下 Adjust按钮

6. 展开 Organization 下内的 Public Folders

7. 在左边窗口中选到有问题的公用数据夹,开启其内容页

8. 在 General页，按下 Client Permissions...按钮

9. 新增一个 Administrator, 使之具有 Owner的权力

10. 激活 Exchange Client, 以所新增的 Administrator登入, 然后删除这个有问题的的公用数据夹。

致于在 System Folders下, 由其它Site所 Replicated过来的 OFFLINE ADDRESS BOOK 及 SCHEDULE+ FREE BUSY 是无法用以上的方法来移除, 这些资料夹在SITE Connector 断掉的一周后会自动消失。这些资料夹阶层的存在并不会影响到系统的 运作，因为客户端并看不到这类资料夹，所以其存在是无害的。唯需注意的是，如果将来会再重新建立起该Site Connector，就不要执行以上这些动作。